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易得商务中心带您了解整个线下活动流程和注意事项

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              上图主要是依据易得商务中心运营团队之前策划执行的历届活动的经验总结而成,对于线下的沙龙、会议、分享类的活动都比            

较适用。接下来,具体说说在活动的推进过程中需要注意的每项细节。


一、活动前:漫长的筹备期与执行期

我们把活动正式开始之前的时期,都称之为活动前,具体又分为筹备期和执行期。

其中筹备期是指对活动策划、构想阶段;执行期则是确定好活动主题后,去不断推进活动进程。

1.策划案

想做活动,策划案要先行。一份完整的活动策划案,应该包括以下几点:


3个要点,带你了解整个线下活动筹备过程"


包含了这些要素的策划案,能让领导明白你要做一场什么样的活动,活动的目的是什么,活动效果是怎样的。

而其中,比较重要的是活动目的。

活动目的,不外乎名与利两种。设定好活动目的后,要根据活动目标去设定和判断本次活动的预期效果、活动风险。


2.时间进度表

如果你提交的策划案被上级同意了,不应该立刻撸起袖子加油干,而是先去列一份活动时间进度表。

从我们实际执行情况来看,很多人反映最后的活动效果不是很理想,原因就在于活动的时间节奏没有把握好。节奏一乱,活动也乱了。

我们的经验是列一个时间进度表,规定每段时间内要做些什么,由谁负责,deadline前必须把东西给到,保证全员配合默契,井井有条。

具体如下图:


3个要点,带你了解整个线下活动筹备过程"


执行起来也很简单,主负责人按这些要素制作一个Excel表格(或者是teambition等可以进行线上协作办公的软件)给到所有人,

大家按时记录和汇报即可。


3.招商PPT

对于线下活动来说,不花钱是不可能的。因此,活动前期需要准备好招商PPT,来以此获得更多的资金支持,减少自己的活动成本。

一份完美的招商PPT,颜值在线自不必说。其次是要保证内容,简而言之,你要给你的招商对象看到以下内容:

这个活动是什么,这个活动能给你什么,你需要回馈我什么。

“我能给你什么,你能给我什么”这是商务合作的基础和前提,不能匹配的合作都是在耍流氓。

当然,在做商务合作时,也不一定要给钱才行。

如果双方能进行资源置换,也是可以合作的。比如,对方免费给你提供场地,你为场地进行宣传。


易得商务中心累计举办超过300场线下活动,活动的种类涵盖企业年会、商业路演、沙龙座谈、商务培训等

市面上主流活动形式,覆盖企业3000余家,活动辐射超30万人。针对企业举办各类线下活动的前期准备阶段,

易得提供一站式运营、托管、服务、宣传等增值服务,研究主办方业务特色,输出合适活动方案。

针对优质活动,易得推出“置换100天”计划,提供场地共同实现活动价值最大化。


4.场地与嘉宾

对线下沙龙、会议、讲座等活动来说,场地和嘉宾是非常重要的。

筹备期内一定要先确定好场地和嘉宾,否则会非常影响活动周期和节奏。

对于场地的选择,一般都会有以下几个考虑:

价格:场地的价格成本一定要控制,


空间:要根据活动预期人数选择能够足够容纳的场地


交通:交通便利很重要,地铁附近是首选


设备:主要看场地方是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些会议必备的设备


而最终确定的场地,应该是以上几点因素综合后的最佳选择。


易得商务中心项目均位于国贸CBD、望京-酒仙桥、朝阳门等商圈核心区域,距双地铁换乘站步行均不超十分钟,交通极其便利。

易得商务中心博瑞大厦项目、恋日国际项目均有适用100人左右200㎡路演大厅,音响话筒、投影幕布、茶水小吃等会议服务齐全。

易得商务中心各项目房间均可自由组合,桌椅自由摆放,从容应对各种会议培训摆放需求。

易得商务中心会议培训空间使用价格与同品质酒店价格相比单价普遍要低超过50%,性价比极高。

详细说明请见官网“会议培训”栏目。


其次是嘉宾。如何去挑选一个合适并有影响力的人来做分享,从而吸引更多的人来报名参加活动呢?

根据活动主题筛选出行业内较为出名的个人或者企业利用“六度空间分割”理论,


去找到那个人和嘉宾沟通,通过他的业务经验、个人履历来判断他是否可以胜任嘉宾一角色。


找到合适的嘉宾关键是看人脉资源。因此,平时可以多交朋友,多积累一些人脉资源。


易得商务中心凭借多年渠道资源有着丰富的嘉宾资源,在北京运营2万余平米办公面积具有丰富的入驻企业资源


5.活动文案

活动文案,是用来吸引用户报名的。好的活动文案,可以吸引更多的人来报名。

目前,比较流行的活动文案主要有两种,一种是简单粗暴版,一种是故事引入版。

简单粗暴版的文案,一般都是随便唠嗑几句,然后开始介绍活动。这种活动文案,一般阅读量都不太高,但胜在清晰明了,转化率高。

还有一种文案,是偏向软文,一般是由励志故事、心灵鸡汤或者是干货引入,结尾再猝不及防给你个活动报名海报。

不管用这两种文案里的哪一个,一篇活动文案都要包含以下几个活动内容:


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6.活动物料

一场沙龙活动,所需的物料其实很多,基本上各个环节,各个时期内都需要制作物料。大致如下图:


3个要点,带你了解整个线下活动筹备过程"


其中必不可少的是活动海报、现场易拉宝以及邀请函


7.活动报名与用户维护

活动一旦开始,接受用户报名后,这个时候就要做用户维护了,

这样做一是你可以对来参加活动的用户做到比较了解,二是可以让到场率变得高一些。

现在比较普遍的用户维护方式,是将所有用户拉进微信群里。

但你若是走统一报名平台的话,即使你留了微信号,也不一定能保证所有报名的人都会来加你微信。

这个时候,你可以通过发短信、打电话、让报名者邀请等方式把用户拉进群里。


8.活动宣传与推广

整个活动,有两大块最重要,一块是现场执行,另一块就是宣传推广。

宣传推广有两个大作用,一是吸引更多的人报名参加活动,另一个是让行业内注意到你办了一场不错的活动,提高知名度。

宣传推广一般从可以从以下几个角度出发:


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外联媒体平台宣传:这一块就需要活动负责人和执行人去联系了,选择一些和自家活动主题类似的媒体平台进行宣传。这种合作,以资源置换为最优合作方式。像活动平台的宣传,也是一样,需要去主动联系,但活动平台一般收费比较多。

行业好友宣传:建议选行业内有些影响力和话语权的好友。

报名用户宣传:一般来说,用户的社交圈子是比较一致的,让报名用户帮忙宣传的话,可以撬动更多对活动感兴趣的人。但这最好是以优惠的方式,比如减免报名费。

行业组织、社群找到和活动主题类似的社群和组织,让他们帮忙宣传或者集体报名。

其他方法:诸如发邮件、微信一对一联系等等,都可以尝试,也会有一点效果,但是相对来说,用户体验不是很好。


9.各方沟通与对接

其实在整个活动准备期中,基本就是在和各方做沟通与对接,比如嘉宾、场地、合作方等。

但我在沟通中发现很多人喜欢拖,明明答应你周三给你一样东西,但到周五还没有给你。这样的情况,就会大大的拖慢你的进度和效率。

怎么办呢?很简单的方法,不停地催。如果催了也没用,就让你的上级或者对方的上级去催,虽然方法有些不厚道,但能保证进度。


二、活动中:踩点、分工与现场执行

10.活动前的准备

如果活动举办地不太远,一般活动的当天上午要去现场踩场。如果活动举办地比较远,那就要提前一天去踩场了。

踩点主要是为了了解现场,做人员分工和现场布置。

了解现场时,要调试音响等设备、测试PPT、测试话筒、规划一下现场、了解洗手间等位置在哪里,这些细节在踩点时都要把控到。其次是布置现场,虽然是沙龙类活动,不需要太花哨,但还是要简单布置下,保证现场的气氛和专业性。最后,是活动现场的分工与执行。一场200人的活动,需要一位主负责人、一位负责指引、一位负责签到、一位主持人、一位控制气氛、一位拍摄照片、一位速记,还需要一位stand by。这么一看要8个人才可以,但若是人手不够,4个人也可以。因为上面说的事情一些事情可以错来,一个人可以负责两件以上事情。


11.活动现场执行

如果前期做的好的话,活动当天会比较省力,基本只要注意一些小细节就可以了。比如:

活动秩序很重要。线下讲座、会议、沙龙类活动容易出现现场嘈杂的情况,这便需要一个把控现场秩序的人去不断维护的。

现场氛围要活跃。做沙龙互动,其实很讲究互动,尤其是一个嘉宾讲完,底下的用户要能有反馈。要想产生互动,关键在于嘉宾能抛梗,另一个则是要有一位能调动气氛的主持人。其次要注意到一些容易产生失误或造成不完美的小细节,比如活动开始前要做指引,方便大家能快速找到场地;上一个嘉宾讲完后,要及时调出下一个嘉宾的PPT;遥控笔要提前教会嘉宾使用等。这些细节,你可能不会注意到,但能参加活动的人都是会看在眼里的。


三、活动后:活动总结和活动简报 

12.活动总结

活动总结的目的是总结经验与活动成败,帮助你之后做其它活动更顺利。

做活动总结,可以邀请现场执行的工作人员,一起开会讨论活动失误和成功的地方。也可以咨询来参加活动的人,听听他们的意见。这样做出来的活动总结,是比较完整和全面的。

13.活动简报

活动简报是给谁看的呢?一是给公司内部领导、同事看的,二是给赞助商、合作方看的。

因此,活动简报里要呈现的内容为:这个活动是什么样的,这个活动做了哪些宣传,这个活动有哪些合作方参与进来,这个活动的效果如何等。简报要做得高大上,突出活动很成功,让各方都满意。


易得商务中心活动托管服务优势

传播:整合优质资源,以活动为媒介,完成优质传播和辐射,曝光更轻松。

文化:深度了解文化组织特色,触达受众内心。

业务:研究主办方业务特色,输出合适活动案。

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